Contexte
Date de clôture : Lundi 23 octobre 2023 à 23h59 UTC
Numéro de poste : req24647
Organisation : Banque Mondiale
Secteur : Administration/Support de bureau
Niveau : GB
Durée du contrat : 2 ans
Type de recrutement : Recrutement local
Lieu d’Affectation: Kinshasa, République Démocratique du Congo
Langues requises : Anglais et Français
Langues préférées : Anglais et Français
Description
Le bureau pays de la Banque mondiale en République Démocratique du Congo (Kinshasa) recherche une personne hautement organisée, dynamique et expérimentée, capable de travailler efficacement dans un environnement exigeant et dynamique pour occuper le poste de Team Assistant. Le Team Assistant travaillera sous la supervision directe du Senior Executive Assistant (Sr.EA), qui est responsable de son développement technique et professionnel ainsi que de son évaluation de performance. Le Team Assistant fait partie intégrante de l’équipe Administrative et de Soutien aux Clients (ACS) du bureau pays. Il/elle fournira un soutien administratif et aux clients du personnel opérationnel. Ce poste implique une interaction fréquente avec d’autres unités institutionnelles, le personnel d’autres bureaux (localement et internationalement), les fonctionnaires gouvernementaux, les consultants et les organisations externes.
Note : Si le candidat sélectionné est déjà un membre du personnel du Groupe de la Banque mondiale avec un contrat à durée indéterminée ou ouvert, il/elle conservera son contrat à durée indéterminée. Tous les autres candidats se verront proposer un contrat à durée déterminée de 2 ans.
Les responsabilités de l’incumbent comprennent, mais ne se limitent pas à :
Soutien opérationnel et administratif
- Utiliser des compétences de traitement de texte pour produire des textes complexes, des rapports, des présentations, des graphiques, des figures, des graphiques, etc., selon le format et la distribution de la Banque.
- Collecter et saisir les données fournies par les Chefs d’équipe de projet dans la base de données centrale, y compris le traitement des nouveaux rapports d’état de projet.
- Se tenir au courant des directives de l’Organisation et veiller au traitement efficace de tous les documents de projet.
- Rédiger la correspondance de routine (lettres types, mémos, e-mails, etc.) conforme aux normes régionales de l’Organisation, en utilisant une grammaire, une ponctuation et un style appropriés, et relire les documents.
- Rédiger des comptes rendus de réunions et apporter une aide à la rédaction de gros documents.
- Tenir à jour les dossiers de projet de la division (papier et électronique) et recueillir des données auprès de diverses sources pour les compiler en vue de les utiliser par le Directeur de pays et/ou l’Unité de gestion du pays (CMU).
- Organiser les agendas des missions.
Gestion de l’information et interaction avec les clients
- Répondre aux demandes internes et externes sur le portefeuille attribué ou, si nécessaire, prendre des messages téléphoniques précis et complets, et les transmettre aux personnes appropriées pour qu’elles les traitent.
- Tenir à jour les listes de distribution actuelles, les listes téléphoniques/adresses des contacts de projet/produit, et distribuer les documents à l’équipe.
- Coordonner avec les unités de service et maintenir des liaisons fréquentes avec les membres de l’équipe à Washington et au bureau pays.
- Suivre et rendre compte des aspects appropriés des activités opérationnelles de l’équipe.
Gestion du temps et planification logistique
- Coordonner la gestion du temps et les horaires, en prenant en compte les priorités actuelles et futures, anticiper et surveiller les changements, et communiquer l’information.
- Suivre les tâches attribuées/les étapes/l’emploi du temps des projets à l’aide de technologies modernes de gestion de bureau, coordonner avec le personnel concerné, fournir une assistance et/ou des informations sur les questions liées au projet.
- Résoudre de manière créative et ingénieuse les problèmes non routiniers et apporter une aide à la préparation et à la planification logistique de divers événements, tels que des conférences, des ateliers, des négociations, des présentations devant le conseil d’administration et des signatures, etc.
Autres tâches
- Servir de remplaçant à d’autres membres du personnel et assistants de groupes de travail sur des tâches de projet et administratives.
- Effectuer occasionnellement des tâches analytiques telles que demandées par le chef d’équipe.
Critères de sélection
- Diplôme universitaire minimum.
- Au moins 2 à 3 ans d’expérience directe pertinente dans le domaine du support de bureau dans une grande organisation internationale, multinationale, commerciale ou de services publics.
- Capacité à réussir les tests pertinents du Groupe de la Banque en place au moment du recrutement (par exemple, langue anglaise, applications informatiques, etc.).
- Maîtrise de la langue française et anglaise (orale et écrite).
- Connaissance pratique du traitement de texte et de Microsoft Office.
- Bon esprit d’équipe avec la capacité d’interagir de manière courtoise et efficace avec le personnel à tous les niveaux.
- Volonté de demander de l’aide à son/ses superviseur(s)/collègues et d’apprendre d’eux.
- Capacité à traiter de manière précise et à accomplir des tâches tous les jours conformément à des normes spécifiques.
- Capacité à fonctionner efficacement au sein d’équipes multidisciplinaires dans un environnement de gestion matricielle.
- Capacité à suivre les priorités de travail et à répondre de manière créative aux demandes des clients.
- Compétences interpersonnelles démontrées, initiative, ingéniosité, gestion efficace du temps, compétences organisationnelles et capacité à gérer des informations confidentielles.
Compétences
- Gestion de projets/tâches
- Achève les tâches/projets assignés avec une supervision au besoin.
- Veille à apporter une attention particulière aux détails et à garantir la qualité des produits.
- Prend des mesures pour identifier et résoudre les problèmes courants et non courants.
- Est motivé et prêt à faire ce qui est nécessaire.
- Orientation client
- Acquiert une connaissance des programmes et produits clés de l’unité.
- Est capable de décrire la mission de la Banque mondiale.
- Interagit avec les clients internes et/ou externes, Washington, et les bureaux de terrain.
- Communication
- S’exprime, écoute et participe aux réunions et aux dialogues.
- Partage les connaissances et les informations de manière appropriée au sein du département.
- Fournit des informations précises en temps opportun.
- Manipule des informations confidentielles avec discernement et tact.
- Travail d’équipe
- Fait connaître ses forces et cherche des opportunités pour contribuer.
- Participe à surmonter les obstacles à un travail d’équipe efficace.
- Connaissance institutionnelle et expertise fonctionnelle
- Comprend où trouver des informations sur les politiques institutionnelles, les procédures et la technologie.
- Utilise des applications (par exemple, Excel, PowerPoint) pour exécuter des travaux de routine.
En tant que représentant du Groupe de la Banque mondiale, toutes les activités professionnelles sont censées être conformes à nos Valeurs Fondamentales : l’honnêteté personnelle, l’intégrité, l’engagement, le travail en équipe – avec ouverture et confiance, l’autonomisation des autres et le respect des différences, l’encouragement à prendre des risques et à assumer des responsabilités, le plaisir au travail et la valorisation de notre travail et de nos familles.
La pauvreté n’a pas de frontières. L’excellence non plus. C’est pourquoi nous recherchons constamment des individus qualifiés, issus de divers horizons du monde entier. Nous sommes fiers d’être un employeur équitable et inclusif, avec un personnel dévoué et engagé, et nous ne discriminons pas en fonction du genre, de l’identité de genre, de la religion, de la race, de l’ethnie, de l’orientation sexuelle ou du handicap.
Compétences de base du Groupe de la Banque Mondiale
Le Groupe de la Banque mondiale propose des avantages complets, notamment un régime de retraite, une assurance maladie, vie et invalidité, ainsi que des congés payés, y compris un congé parental, ainsi que des aménagements raisonnables pour les personnes en situation de handicap.
Nous sommes fiers d’être un employeur équitable et inclusif avec un personnel dévoué et engagé, et nous ne discriminons pas en fonction du genre, de l’identité de genre, de la religion, de la race, de l’ethnie, de l’orientation sexuelle ou du handicap.
Apprenez sur le travail à la Banque mondiale et à la SFI, y compris nos valeurs et nos histoires inspirantes.
Comment Postuler
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NOTE: Postulez en Anglais SVP!
