Contexte Organisationnel et Rapport
Ces postes sont situés au sein de la Section de contrôle des mouvements au sein de la Mission de l’Organisation des Nations Unies pour la stabilisation en République démocratique du Congo (MONUSCO). Les titulaires seront basés à Kinshasa.
Les assistants courrier relèveront du superviseur du courrier et des pochettes ou de l’assistant courrier principal.
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs délégués, les assistants courrier seront responsables des tâches suivantes :
- Assister l’officier de sécurité ou tout autre personnel assigné à l’inspection aux rayons X du courrier et des pochettes entrants.
- Tenir un journal de tout le courrier reçu des services de messagerie vers les groupes de courrier et de pochette.
- Compter le nombre d’articles reçus et enregistrer la quantité dans chaque catégorie, par exemple, courrier recommandé, certifié, confidentiel ou autre courrier.
- Assumer la responsabilité de la réception du courrier en provenance des services de messagerie, du gouvernement et des missions étrangères.
- Distribuer le courrier spécial et les colis pesant jusqu’à 15 kg.
- Aider à la codification, au tri, au traitement et à la recherche d’adresses, le cas échéant.
- Comparer les informations dans le registre des valises reçues avec le nombre de valises ou d’articles spéciaux reçus des coursiers, des entrepreneurs et du service postal gouvernemental.
- Contacter immédiatement le superviseur, la sécurité, et le service de messagerie ou l’entrepreneur si un élément de la pochette ou du courrier est manquant ou a été altéré, ou si des colis ou courriers suspects sont laissés sans surveillance.
- Conseiller les autres membres du personnel sur l’utilisation correcte des sacs diplomatiques ou d’autres services de messagerie.
- Ouvrir et inspecter les colis à expédier aux bureaux externes pour garantir le respect des règles de la pochette.
- Effectuer le tri initial et la distribution du courrier aux groupes, agences et missions concernés ; et fournir une balance à la zone de tri commune.
- Traiter toute la correspondance officielle, les publications et les documents d’information sortants.
- Veiller à ce que le courrier sortant soit officiel et envoyé par le moyen de transport le plus efficace.
- Renvoyer aux membres du personnel les éléments de courrier ou de pochette d’une nature privée.
- S’assurer que le courrier est adressé clairement et correctement.
- Peser le courrier pour déterminer les frais de port en conséquence.
- Déterminer si le courrier sortant doit être envoyé par la poste ou par le réseau de pochettes des Nations Unies.
- Suivre la livraison de tout le courrier et le service de valses diplomatiques. Assurer une distribution opportune des documents de conférence.
- Prioriser le courrier en fonction de considérations telles que la rentabilité et les horaires.
- Enregistrer et calculer les frais de port quotidiens pour les sections individuelles.
- Gérer la petite caisse pour payer les frais supplémentaires sur la correspondance officielle entrante qui n’est pas suffisamment affranchie.
- Répondre aux demandes d’informations sur les services postaux internationaux et le service et la réglementation des pochettes de la section.
- Signer les notes de crédit, le résumé du contenu et les étiquettes de pochette. Parler régulièrement avec les services postaux et les services de messagerie pour rester informé des changements dans le secteur.
- Effectuer toute autre tâche qui pourrait être assignée.
Compétences
- Professionnalisme : Fierté dans le travail et réalisations. Démontre une compétence professionnelle et une maîtrise du sujet. Est consciencieux et efficace dans la réalisation des engagements, le respect des délais et l’obtention de résultats. Est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles. Fait preuve de persistance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans des situations stressantes. Engagement à mettre en œuvre l’objectif de l’égalité des sexes en assurant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
- Travail d’équipe : Travaille en collaboration avec les collègues pour atteindre les objectifs organisationnels. Sollicite les contributions en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est disposé à apprendre des autres. Place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel. Soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque de telles décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position. Partage le crédit pour les réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
- Orientation client : Considère tous ceux à qui des services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients. Établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect. Identifie les besoins des clients et les assortit de solutions appropriées. Surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour rester informé et anticiper les problèmes. Informe les clients des progrès ou des revers dans les projets. Respecte les délais de livraison des produits ou services aux clients.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est requis.
Qualification spécifique au poste
Non disponible.
Expérience professionnelle
Un minimum de deux (2) années d’expérience progressive dans le courrier, la pochette, l’enregistrement ou des domaines connexes est requis. Une connaissance des opérations de courrier, de pochette et d’enregistrement est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le(s) poste(s) annoncé(s), la maîtrise de l’anglais et du français est requise.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation suivi d’un entretien basé sur les compétences.
Avis spécial
Ce poste est soumis à un recrutement local conformément à la règle du personnel 4.4 des Règles du personnel des Nations Unies. Les candidats aux postes de la catégorie des services généraux et des catégories connexes doivent être autorisés à travailler pour les Nations Unies dans la station où se trouve le poste. Les candidats éligibles sélectionnés en dehors de la station de service sont responsables de toutes les dépenses liées à leur déménagement à la station de service. Les membres du personnel soumis à un recrutement local ne sont pas éligibles pour les allocations ou avantages exclusivement applicables au recrutement international. Le Secrétariat des Nations Unies s’engage à atteindre un équilibre hommes-femmes de 50/50 dans son personnel. Les femmes sont fortement encouragées à postuler pour ce poste.
Comment Postuler
Déposez votre candidature sur le lien suivant: Cliquez ici pour Postuler.
NB: Postulez en Anglais si possible.
