Demande de recrutement: 2023201529
Contexte:
Si vous cherchez à jouer un rôle clé dans la gestion d’opérations administratives complexes et confidentielles visant à soutenir le succès des opérations exécutives, alors le poste d’Assistant en Administration à Goma est l’occasion idéale pour vous. Chez FHI 360, nous croyons que l’éducation est la réponse, et au sein du projet « L’ÉDUCATION EST LA RÉPONSE DE L’USAID », situé à Goma, nous cherchons une personne compétente pour rejoindre notre équipe en tant qu’Assistant en Administration. Ce rôle implique de fournir un soutien administratif et de secrétariat essentiel à l’équipe du projet tout en contribuant à la gestion des opérations administratives.
Description du poste :
En tant qu’Assistant en Administration, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement des opérations administratives au sein de notre équipe à Goma. Voici un aperçu de vos principales responsabilités :
- Gestion de la correspondance : Vous serez responsable de la gestion de toute la correspondance entrante et sortante, y compris les rapports et les e-mails. Cela comprend l’archivage approprié de ces documents et la diffusion des informations importantes au sein de l’organisation.
- Calendriers et réunions : Vous maintiendrez et mettrez à jour les calendriers de l’équipe de haute direction, y compris la planification des rendez-vous et des réunions.
- Rédaction et rapports : Vous rédigerez la correspondance et les rapports requis et enregistrerez les procès-verbaux des réunions, que vous diffuserez au personnel du bureau de pays. Vous aiderez également à gérer les dossiers et les dépôts de bureau au besoin.
- Soutien logistique : Vous assisterez l’équipe des opérations en fournissant un soutien logistique pour les ateliers et les formations.
- Gestion des appels : Vous répondrez et filtrerez les appels téléphoniques, prendrez et remettrez des messages, et répondrez aux questions non techniques ou non politiques.
- Soutien aux voyages : Vous gérerez les préparatifs de voyage pour le bureau de la haute direction, superviserez les autorisations de voyage et les rapports de dépenses, et examinerez les rapports de voyage pour garantir qu’ils sont complets et respectent le format requis.
- Coordination internationale : Vous coordonnerez et gérerez les voyages internationaux et superviserez les réservations d’hôtels pour le personnel international. Vous serez chargé de postuler pour l’approbation de voyage auprès de l’USAID lorsque cela est nécessaire.
- Collaboration : Vous assurerez la liaison avec le personnel de FHI 360 SMT (Senior Management Team) et fournirez tout le matériel de soutien nécessaire à l’avance pour les réunions et les déplacements du SMT.
- Gestion des tâches en suspens : Vous suivrez et suivrez l’état des actions et des demandes en suspens au nom du SMT.
- Communication : Vous serez responsable de la rédaction, de la révision et de la diffusion de tous les procès-verbaux des réunions, en veillant à leur qualité.
- Collaboration interne : Vous travaillerez en étroite collaboration avec le SMT et, au besoin, avec d’autres groupes au sein de FHI 360 pour garantir un flux de travail en temps opportun.
- Gestion administrative régionale : Vous assurerez la liaison avec le bureau régional de FHI 360 et le siège aux États-Unis sur les questions administratives nécessitant leur participation.
- Tâches supplémentaires : Vous accomplirez des tâches supplémentaires assignées par la direction.
Connaissances, compétences et capacités :
Pour réussir dans ce rôle, vous devrez démontrer les compétences suivantes :
- Compétences de communication : Vous devrez avoir d’excellentes compétences en communication, à la fois à l’oral et à l’écrit.
- Tact et négociation : Vous devrez être capable de communiquer efficacement et avec tact avec des collègues de tous les niveaux, des représentants de donateurs, des partenaires internationaux, et des personnes de cultures diverses.
- Discrétion : Vous ferez preuve d’initiative et de discrétion dans le traitement de questions confidentielles, de documents sensibles et de questions délicates.
- Compétences technologiques : Vous devrez faire preuve d’ingéniosité en utilisant la technologie, les compétences de recherche, et en établissant des relations entre plusieurs équipes et unités organisationnelles pour résoudre des problèmes et initier des améliorations.
- Compétences en secrétariat : Vous maîtriserez les compétences en secrétariat, y compris la grammaire, l’orthographe et la relecture.
- Maîtrise des logiciels : Vous maîtriserez les logiciels tels que Word, PowerPoint et Excel.
- Capacité à travailler de manière autonome : Vous serez capable de travailler de manière autonome, d’organiser, de coordonner et de gérer efficacement les tâches qui vous sont assignées, tout en accordant une attention particulière aux détails.
- Gestion du flux de travail : Vous gérerez efficacement un flux de travail à volume élevé, même avec une supervision minimale.
- Gestion des priorités : Vous saurez gérer plusieurs tâches simultanément et définir des priorités dans un environnement de travail exigeant.
- Prévoyance : Vous serez capable d’anticiper les besoins en soutien technique et administratif.
- Recherche d’informations : Vous pourrez rechercher et obtenir des informations à partir de diverses sources.
- Disponibilité pour les voyages : Vous serez disposé à voyager dans différentes zones d’activité du projet si nécessaire.
Qualifications et exigences :
- Vous devez détenir un diplôme de licence en administration des affaires ou un équivalent reconnu, ainsi qu’une expérience pertinente d’au moins 3 ans.
- Compétences administratives et de secrétariat : Une connaissance des compétences administratives et de secrétariat est indispensable pour réussir dans ce rôle.
- Expérience préalable : Il est souhaitable que vous ayez déjà travaillé en tant qu’assistant administratif, de préférence au sein d’une grande organisation complexe.
- Connaissance de l’USAID : Une connaissance des programmes financés par l’USAID et des organisations non gouvernementales en République démocratique du Congo serait un atout.
À propos de FHI 360 :
FHI 360 est une organisation à but non lucratif engagée dans l’amélioration de la vie de millions de personnes à travers le monde. Nous travaillons en partenariat avec des gouvernements, des institutions, des ONG et le secteur privé pour concevoir et mettre en œuvre des programmes de développement et de santé. Notre mission est de favoriser l’amélioration de la santé et du bien-être, l’éducation, la nutrition, la protection, les communautés résilientes et d’autres domaines clés.
En tant qu’organisation globale, FHI 360 s’efforce de créer un monde meilleur pour tous. Nous croyons en la puissance de la collaboration, de l’innovation et de l’inclusion pour apporter des solutions aux problèmes les plus complexes de notre époque. Si vous partagez notre vision et notre passion pour le changement positif, nous vous encourageons à explorer les opportunités de carrière au sein de notre organisation.
FHI 360 en République démocratique du Congo
FHI 360 est fier de soutenir des projets de développement importants en République démocratique du Congo. Notre engagement envers le pays se reflète dans notre travail visant à renforcer l’éducation, la santé, la nutrition, la gouvernance et d’autres domaines essentiels. Nous travaillons en étroite collaboration avec nos partenaires pour créer un impact significatif et durable dans la région.
Merci de votre intérêt pour FHI 360 et pour votre engagement envers un monde meilleur. Nous attendons avec impatience de recevoir votre candidature et de travailler ensemble pour le changement positif.
Date limite de Réception des Candidatures: Ouvert
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